Ressources de la première édition
L'événement digital : mode d'emploi
Le glossaire
Le replay de notre première émission
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Foire aux questions
De nombreuses questions ont été posées sur le chat lors du direct. En voici une sélection :
Quelle place pour les métiers de production et de logistique dans ces nouveaux formats ?
Déjà habitués à travailler sur les plateformes pour gérer les inscriptions, l’hébergement et les transports des participants, ils sont les mieux placés pour utiliser de nouveaux outils. Les formats digitaux impliquent une gestion encore plus fine des bases de données. À ces nouveaux besoins correspondent de nouveaux services, que pourraient certainement offrir les directeurs(trices) de production et logistique, notamment grâce à leur rigueur et leur méthodologie parfaitement adaptées.
Comment introduire de l’émotion dans un événement digital ?
La qualité des orateurs et intervenants est une première clef pour y parvenir. Il est d'ailleurs souhaitable de leur proposer de bénéficier d'un coaching afin que leurs messages soient émis de manière optimale.
La dynamique insufflée par un animateur permet aussi de donner un rythme précieux pour l'engagement et l'émotion.
Les dispositifs permettant d'impliquer les participants afin d’éviter leur passivité en les rendant acteurs peuvent être redoutablement efficaces.
Cependant l'émotion dans le digital est complexe à procurer dans un monde ou elle passe par le présentiel.
Comment engager les audiences, éviter les no-shows et s’assurer de l’attention des participants de l’autre côté de l’écran ?
Des interventions bien rythmées, des formats courts (éviter à tout prix les plénières de plusieurs heures en distanciel !), des séquences variées (vidéos, photos, intervenants distanciels, sont autant de moyens d'assurer une bonne attention des spectateurs.
Pour engager l'audience il faut prévoir des outils d'interactivité, des réponses à des questions relevées spontanément, sans oublier des discours intéressants
Les événements digitaux constituent par leur nature une formidable opportunité d’élargir son audience. On observe couramment des taux de 60% à 80% de participation des inscrits à l’événement le jour J (sans compter la consultation des replays !).
Quelles sont les solutions qui sont proposées pour les salons (exposants, stands etc.) ?
Les solutions qui émergent s’apparentent souvent à des solutions de contournement. Toutefois, il semble que certains acteurs parviennent à trouver leur modèle grâce à la mise en avant de contenus à forte valeur ajoutée (webinars exposants)
et le recours à des outils de networking (chat, recommandations (contenus, rencontres), RDV vidéo etc.).
Le stand ne peut plus exister en digital comme en physique. Le défi consiste donc à remettre l’exposant au centre de la communication grâce aux contenus. Les produits et services conçus pour aider les exposants dans ce nouveau contexte peinent à voir le jour.
On notera le cas du Salon international de l’automobile de Genève, qui a proposé des stands en 3D avec des expériences interactives, génératrice de plus de valeur, de contenus et de rencontres qualifiées.
Comment les acteurs historiques du métier de l’événementiel peuvent-il conserver leur place, et comment les impliquer dans ces nouveaux formats ?
Des pistes ont été évoquées précédemment pour les métiers de la production et de la logistique.
Le digital n'a pas tout remplacé et les traiteurs continuent de servir dans de moins grandes proportions lors d'événements physiques et phygitaux. Pendant la crise il reste aussi possible d'organiser des réceptions moyennant le respect des protocoles sanitaires.
Malheureusement le nombre d'événements physiques qui ont été annulés est colossal et ils sont le premiers exposés.
Comment assurer la sécurité des transmissions ?
Il faut dissocier deux aspects dans la sécurité des transmissions.
Dans un premier temps, il faut permettre l'envoi et la consultation de ressources par toutes les parties prenantes de l'événement. Les connexions internet doivent être sécurisés d’un bout à l’autre de la chaîne de production au moyen de dispositifs suffisamment robustes et de solutions de repli en cas d'imprévu. Une bonne pratique consiste aussi à multiplier les canaux d'entrée pour les intervenants à distance et les canaux de diffusion en direction des internautes.
Ensuite, la confidentialité des informations échangées à travers les réseaux déployés pour l'occasion doit être garantie. C'est généralement au niveau de la plateforme que cela se gère pour fournir les autorisations adaptées à chaque profil.
Des moyens techniques extrêmement avancés existent. Le défi consiste surtout à trouver la bonne pondération entre le coût, les délais et les politiques selon les enjeux.
Comment créer du networking lors d’un événement digital ? Avec quels outils ?
Le networking est une composante incontournable de l’événementiel professionnel. La rencontre doit donc avoir une place fondamentale dans les dispositifs digitaux. L'accroissement de la demande de nouveaux formats événementiels modifie la manière d'utiliser les outils qui existaient déjà et favorise l'émergence de nouvelles pratiques.
Plusieurs pistes pour optimiser le networking à l'heure du digital :
- Promouvoir les intervenants / exposants sur des espaces dédiés du site web et à travers les réseaux sociaux de l’événement, en favorisant les mises en relation.
- Avoir recours aux outils d’interactivité conventionnels pour favoriser les échanges (chat et sondages en plénière).
- Mettre en place un système de messagerie sur le site de l’événement, pour permettre à tous les participants d’entamer des conversations avec les personnes de leur choix (membre de comex pour une convention, exposants et speakers lors de salons).
- Faire appel à des outils dotés d'algorithmes de recommandations, qui calculent les centres d’intérêts des participants et favorisent les rencontres les plus pertinentes. C'est aussi applicables aux contenus.
- S’appuyer sur des outils plus sophistiqués (paperboard virtuel), ou plus immersifs (espace game), en misant sur la gamification pour engager les participants et favoriser leur rencontre.
De nouveaux schémas et outils n'attendent qu'à être conçus pour favoriser le networking et les agences événementielles ont l'expertise pour l'imaginer et le mettre en scène.
